De tuindienst draagt zorg voor het behoud van de levende collectie. In de winter staat deze deels in kassen en wordt ook daar nauwlettend in de gaten gehouden.
hoofdstuk 5
Werken bij
Het eind 2021 opgestelde wervingsprogramma heeft als doel de verdubbeling van het personeelsbestand. De redenen zijn duidelijk: het gerenoveerde en meer toegankelijke paleis, de ingebruikname van de ondergrondse uitbreiding en nieuwe restaurants en prognose van het jaarlijks aantal bezoekers (na de Grand opening gemiddeld 500.000). Het parool van de brede werving was ‘Vinden, binden en verbinden’, ondersteund door een duidelijke organisatievisie, nieuwe huisstijl en geactualiseerde WerkenBij-site, waarop naast kennismaking met onze medewerkers ook interactie mogelijk was. Grote advertenties in regionale en lokale kranten, speeddates op zaterdagochtenden, app-contact en persoonlijke aandacht deden de rest: we trokken bijna 140 medewerkers aan en alle vacatures zijn vervuld.
Er werken veel vrijwilligers bij Paleis Het Loo. Waarom? En welke werkzaamheden voeren ze uit? Lees het interview met Ria Hofstede.
De verdubbeling van ons personeelsbestand en opening van het paleis hadden invloed op de inrichting van de organisatie en wijze van samenwerken. Er waren teamontwikkelingsessies over onder andere verbetering van de samenwerking en verduidelijking van rollen en functies. Ook waren er adviezen over organiseren, leidinggeven en het doorvoeren van een functiewijziging. De HR-manager werd toegevoegd aan het MT.
De gemiddelde leeftijd was in 2021 en 2022 respectievelijk 46 en 41. Het verschil komt door de aanwas van het personeelsbestand en een grote groep oproepkrachten. Meer dan de helft van het personeel werkt korter dan vijf jaar voor Paleis Het Loo. Er zijn nu meer vrouwen dan mannen in dienst.
Thuiswerken en online vergaderen zijn niet meer weg te denken. We ontwikkelden daarom een nieuw kantoorconcept, in te voeren als het personeel terugkeert naar de kantoren in het paleis. Het concept kwam mede tot stand op basis van input van medewerkers en de OR. Er zijn straks geen vaste werkplekken meer; wat je op enig moment doet bepaalt waar je werkt. Er is wel een onderscheid in de functie van de ruimte, zoals focusruimtes en project- en aanlandplekken. Iedereen werkt twee dagen op locatie en als dat kan de overige uren thuis en als het moet op kantoor.
In 2022 hebben we de belangrijkste workflows digitaal gestroomlijnd en in gebruik genomen. Managers volgden workshops en kregen informatie via filmpjes en persoonlijke uitleg. Alle personeelsdossiers zijn digitaal, waardoor iedere manager en medewerker bij diens gegevens en documenten kan. Daar hoort ook een duidelijke regie vanuit verzuimmanagement bij, zodat we blijven voldoen aan de wettelijke eisen. Ook hebben we de salarisadministratie geoutsourcet. De regie en verantwoordelijkheid liggen bij HR, maar een externe partij met brede expertise zorgt voor een efficiënte en kwalitatieve uitvoering. Het lukte in 2022 een nieuw roostersysteem organisatiebreed te implementeren (BOOQ). Dit betekent dat alle managers zelf roosteren, uren registreren en goedkeuren.
In 2022 startte de pilot van de nieuwe gesprekscyclus waarbij prestatie hand in hand gaat met ontwikkeling. Waar we voorheen het accent legden op functiebeschrijvingen, lag in de pilot de focus op een nieuwe manier van gesprekken voeren. In 2022 decentraliseerden we de opleidingsbudgetten, zodat ieder clusterhoofd met de betreffende medewerker een opleidingstraject kan overeenkomen (extern en intern in de Paleisacademie). De Arbocommissie actualiseerde de Risico Inventarisatie & Evaluatie voor de nieuwe werkplekken (horeca, logistiek centrum en het paleis). Ook wierven we nieuwe preventiemedewerkers en vergrootten we het aantal.
Voor de nieuwe en vernieuwde restaurants wierf Paleis Het Loo veel horecamedewerkers.
De verzorgde uitstraling van de historische paleistuin is een goedlopende samenwerking tussen vaste medewerkers en vrijwilligers
‘Ik ben in een hotel geboren en getogen, dat servicegerichte zit in mijn aard, is er echt met de paplepel ingegoten.’
Er waren opnieuw informatiebijeenkomsten voor medewerkers én vrijwilligers via livestreams, die ook op een later tijdstip konden worden bekeken. Zo konden alle collega’s informatie verkrijgen over bijvoorbeeld (on)gewenst gedrag en het beleid Veilig & Integer (werken met de Paleiscode), de Vernieuwing & Verbouwing en kennismaken met nieuwe collega’s (regulier onderwerp).
In de paleisacademie is iedereen vertrouwd gemaakt met het merk Paleis Het Loo, de merkmissie Oranje dichterbij en de merkwaarden Voor iedereen, Indrukwekkend en Paleisgevoel (VIP). Via trainingen bereidden medewerkers en vrijwilligers zich voor op de nieuwe museale benadering in het paleis. Er waren in 2022 bijeenkomsten voor alle leidinggevenden, waarin integriteit, voorbeeldgedrag en het op een positieve manier feedback geven aan bod kwamen. De klankbordgroep hield de ontwikkelingen en veranderingen in de organisatie tegen het licht – onder andere diversiteit en inclusie - en besprak de betrokkenheid, motivatie en tevredenheid van de medewerkers.
Het komende jaar is ook spannend voor de organisatie. De ingebruikname van de kantoren vindt plaats in het voorjaar van 2023. Daarna starten we met een onboardingsprogramma voor nieuwe medewerkers; het startpunt voor collega’s van een kennismaking met de organisatie en wat het paleisgevoel betekent. Het Vrijwilligersbeleid krijgt een update, wat eraan bijdraagt dat onze vrijwilligers zich verbonden voelen met Paleis Het Loo, vertrouwd zijn met de organisatiecultuur en weten wat de missie, visie en doelstellingen zijn. Ons personeelbestand moet een afspiegeling van de samenleving zijn, dus zullen we meer jonge medewerkers, medewerkers met een migratieachtergrond en medewerkers met fysieke beperkingen aantrekken en de genderverhoudingen in balans brengen. Zo blijven we niet alleen een aantrekkelijke werkgever, maar zijn we ook maatschappelijk relevant.